تكوين العمال المهنيين في المتوسطات و الثانويات

 مدخل:

v  إن موظف مكتب الاستقبال بمثابة الواجهة للمؤسسة. فهو الشخص الأول .

v  والوحيد في بعض الأحيان ، الذي يلتقي الضيوف في المؤسسة .

v  جزء أساسي من عمل موظف الاستقبال هو إعطاء انطباع أول ودائم من شأنه أن يمثل المؤسسة التي يعمل بها كأفضل ما يكون. 

v  انها واحدة من واجبات الاستقبال الكثيرة التي ينبغي أن تعطى القيمة الصحيحة.

v  فان موظف الاستقبال يحتاج الى قدر كبير من المهارة في أداء العديد من المهام .

v   كما يجب أن يكون لديه مهاره التواصل مع الآخرين و القيام ببعض المهام الإدارية. 

v   كما يجب أيضا أن يتفاعل بشكل مريح مع الأفراد على جميع المستويات المهنية داخل المنشأة.

v  الابتسامة يمكنها أن تفعل المعجزات و تزيل الغضب من وجه زائر ثائر. 

v  مقابله الكثير من الزائرين من المهمات المرهقة لذلك على موظف الاستقبال محاولة الحفاظ على هدوئه

v  ان يكون واجهة ودية في كل وقت.

v  ويمكن لابتسامة أن ترسل رسالة إلى الضيوف بأنهم موضع ترحيب وأنك سعيد لكونك عونا لهم. 

v  لا تظن أن الابتسام غير مهم على التليفون, لان صوتك يعكسها للطرف الآخر و يسمعها فى صوتك.

v  من أهم الواجبات هو الإجابة على الأسئلة التي يطرحها الزوار عن بعض الاستفسارات

عون الإستقبال: 

1      / الوظيفة و المهنة :

1      ـ 1 التعريف:

يضمن عون الاستقبال: استقبال وتوجيه وتقديم المعلومات الأولى لطالبي الخدمة العمومية، وفتح وإغلاق المداخل إلى المباني.

ويضمن بعض مهام الإمداد المتعلقة بالبريد (استلام وفرز وتوزيع وبريد، و إيصاله إلى مكتب البريد).

1 ـ 2 الخصوصيات:

- العمل وحده أو في فريق

- تنقلات عديدة داخل المؤسسة

- التنقل إلى خارج المؤسسة

- ارتداء الملابس المهنية

- يمكن أن يتم النشاط في وجود التلاميذ و العمال أو في غيابهم

- توقيت منتظم أو متداخل

1 ـ 3 الاستقلالية و المسؤولية:

v  مستقل في ممارسة مهنته

v  إبلاغ الشخص المسؤول عن المشاكل التي تواجهه بصفة آلية

v  المسؤولية في استخدام المواد

v  ضامن لاحترام قواعد الصحة والسلامة السارية

v  عضو في الجماعة التربوية

v  التحلي بالسلوك المثالي

1 ـ 4 العلاقات الوظيفية:

v  العلاقة مع رئيس المؤسسة و المقتصد  و المصلحة المالية.

v  العلاقة مع المشرف المباشر (مسؤول الخدمة الداخلية).

v  العلاقة مع الأعوان و المستخدمين الآخرين في المؤسسة.

v  العلاقات مع: التلاميذ الأساتذة والموظفين

v  المتدربين وأولياء التلاميذ وقاطني السكنات الوظيفية وغيرهم من الزوار.

 

   2 / النشـــــاطات:

   2 ـ  1  النشـــــاطات الرئيسية:

 

u  الاستقبال المادي والهاتفي للجمهور

u  - استعلام وتوجيه المحاورين

u  - المشاركة في حراسة الموقع والتحكم في مداخل المؤسسة

u  - توزيع المفاتيح.

u  - استقبال البريد وتنظيمه فرزه وتوزيعه

u  -جمع البريد وتخليصه و إيصاله إلى مكتب البريد

u  - استقبال ومراقبة التوريدات في غياب المسؤول المعني

u  - التكفل ببعض مهمات الامداد

u  - تنظيف و صيانة المنطقة المحاذية لقاعة الاستقبال

 

   2 ـ  2  الوسائل التقنية :

معدات الاتصالات، والموزع الهاتفي

نظام الإشارات الداخلي (لوحة الإعلانات ... إلخ)

العتاد الصغير للرفع و النقل.

المعدات المكتبية

  3/ المهــــــــارات:

  3ـ 1 الاستقبال و توجيه الجمهور :

u  الترحيب بالجمهور ببشاشة

u  - توجيه  الزوار شخصيا

u  - ضمان معلومة موثوقة للجمهور

u  - التعبير بوضوح

u  - استقبال، و إيصال المكالمات الهاتفية الطارئة

u  - تعليق المناشير أو الوثائق في أماكن مخصصة

u  - إعداد وضعيات عن المشاكل العالقة

u  - تسيير توقيت عمله

u  - القدرة على القراءة والكتابة والحساب

u  - معرفة  تنظيم وأنشطة المؤسسة

u  - التحكم في تشغيل الموزع الهاتفي

u  - التحكم في البحث في الدليل الهاتفي

u  - القدرة على التواصل ونقل الرسائل الخطية أو الشفوية

u  - ترجمة المفردات المهنية إلى لغة واضحة مفهومة من قبل الجميع

u  - مكتسبات أولية  مفاهيم مهارات الاستماع

   3 ـ 2 البريد و الإمداد :

u  استلام و ترتيب البريد الوارد

u  -تخليص البريد الصادر

u  - ضمان الإمدادات البسيطة (تسيير تخطيط قاعة الاجتماع، والتدريب،

u   وإعداد القاعات، واستقبال الأشخاص الخارجيين، وما إلى ذلك)

u  تحقق من عمليات التسليم التي تصل إلى مكتب الاستقبال (في غياب الشخص المسؤول المعني).

3ـ 3 حراسة المكان :

u  حراسة مداخل المباني والمعدات والإبلاغ عن الأخطار للجهة المسؤولة.

u  - ضمان فتح أو إغلاق مداخل المباني

u  - السهر على تطبيق تعليمات السلامة في

u  الأماكن العامة

u  - توجيه الزوار

u  - إدارة حالات الصراع والإجهاد

u  - إعداد وضعية عن أي مشكلة عالقة

u  - إنجاز تقارير الاستقبال في نهاية كل يوم

u  - معرفة قواعد السلامة للمؤسسة

u  - معرفة الوسائل الأمنية.

u  - وجود مخطط الأمن للمؤسسة على مستوى الحجابة.

u  - وجود نسخ لمفاتيح المباني الهامة (محطات الطاقة والتدفئة والمداخل الرئيسية للأجنحة الإدارية و البيداغوجية، وما إلى ذلك)

4 / كفاءات شخصية :

u  يتصف بالتنوع، و الديناميكية، التنظيم، الصرامة

u  - ذو سلوك لا يعاب و مهذب

u  - ذو مظهر أنيق

u  - معرفة العمل ضمن فريق

u  - تطبيق ونقل التعليمات بدق

u  - يكون  مستقلا، ذو منهجية ودقيق في التنفيذ

u  - احترام المخططات و الجداول

u  -  يكون فعالا

u  - يكون ديبلوماسيا و يتمتع بحس الاستماع

u  - قدرة التغلب  على الإجهاد

الخاتمة :

العمل مع الجمهور يتطلب منك ان تضع الامور في نصابها. بخلاف التفاعل مع الزوار ، سيكون لديك أيضا العمل بالتعاون مع الموظفين داخل المؤسسة . عليك الالتزام بأي وسيلة للإبقاء على تدفق مستمر للعمل من أجل الموظفين بجانب الإستجابه لطلب الزوار.  علاوة على ذلك ، يتعيين عليك أيضا تسجيل المواعيد والجداول الزمنية و تحديثها بالنسبة لهم لاتباعها من أجل إنسياب العمل بسلاسه.

أحيانا ، قد تتمنى لو كنت تملك بعض القوى الخارقه لتنفيذ أكثر من عمل في وقت واحد. مرة أخرى ، مع التمسك بالمجاملة والاحترام, يجب أن تعرف أولوياتك وكيفية ترتيب المهام طبقا لآهميتها. بواسطة هذه الطريقة يمكنك أن تصبح قادرا على تصنيف المهمة التي يجب عليك القيام بها في هذه اللحظة ، والتى تعطيها الاهتمام بعد الانتهاء من الاولى.

تسطيع الاطلاع على اليوم التكوين في ملف باوربانت من هنا إضغط هنا لتحميل الملف

حمل برنامج لتسيير خدمات و جدول المداومة للعمال المهنيين في المتوسطات والثانويات

اضغط هنا لتحميل الملف

: المراجع التشريعية الخاصة بالعمال المهنيين

ﻣﺮﺳﻮﻡ ﺭﺋﺎﺳﻲ ﺭﻗﻢ 07-308 المؤرخ ﰲ  29 ﺳﺒﺘﻤبر ﺳﻨﺔ 2007

يحدد ﻛﻴﻔﻴﺎﺕ ﺗﻮﻇﻴﻒ ﺍﻷﻋﻮﺍﻥ المتعاقدين و ﺣﻘﻮﻗﻬﻢ  ﻭﻭﺍﺟﺒﺎتهم .

ﻭ ﺍﻟﻌﻨﺎﺻﺮ المشكلة ﻟﺮﻭﺍﺗﺒﻬﻢ ﻭ ﺍﻟﻘﻮﺍﻋﺪ المتعلقة ﺑﺘﺴييرﻫﻢ ﻭ ﻛﺬﺍ ﺍﻟﻨﻈﺎﻡ ﺍﻟﺘﺄﺩيبي ﺍلمطبق عليهم.

مرسوم تنفيذي رقم 89-225 المؤرخ في 05 ديسمبر 1989.

يتضمن القانون الأساسي الخاص بالعمال المهنيين و سائقي السيارات و الحجاب.

مرسوم تنفيذي رقم 08-05 المؤرخ في 19 جانفي 2008

يتضمن القانون الأساسي الخاص بالعمال المهنيين و سائقي السيارات و الحجاب  .