برنامج متابعة مخزون المواد المكتبية و مواد التنظيف و الصيانة
البرنامج بصيغة الاكسل -----حمله من هنا----
المقدمة
ينص المنشـور الوزاري رقـم: 143 المـؤرخ في 30 جويلية
1997 أن جميع المقتنيات التي تتحصل عليها المؤسسة
لابد أن تجرد , إما بسجل الجرد العام أو بالجرد الدائم .
و بحثنا هذا سيتمحور على المقتنيات الخاصة بالجرد الدائم أو بمعنى
أدق تسيير المخازن
و هذا بمتابعة الميدانية عند الاقتناء .
وقبل التطرق للموضوع بالتفصيل , تجدر بنا الإشارة أن نعرف
الجرد الدائم، فهو يتمثل في التكفل بكل الأشياء القابلة للاستهلاك
من أول استعمال و التي يفوق مقدارها 500 دج و هي تتمثل في الورق ،
الوقود ، المواد الغذائية ، مواد التنظيف ، مواد صيدلانية ، مواد مستخدمة في
المخابر و
الو رشات .................إلخ.
و الهدف من مسك الجرد الدائم هو التحكم في استهلاك المواد و متابعتها
و مراقبة استعمالها .
هذه المواد توضع عند الاقتناء في محل يدعى المخزن و يشرف عليه موظف
هو رئيس المخزن أو المخزني.
مهــام ألمخزني
بناء على المنشور الوزاري رقم 1010 المؤرخ في 15 سبتمبر 1985 يكلف
المخزني بـ:
- الإنجاز المادي و محاسبة دخول و خروج السلع.
- المتابعة و المحافظة على المواد الغذائية و التجهيزات
الصغيرة المخزنة.
- المحافظة على حالة المخازن و ملحقاتها.
- حسن استعمال السلع و الوقاية ضد الاختلاس.
- السير الحسن للمخزون.
- يتصل بالممونين لتحديد الترتيب و الأيام و ساعات تسليم السلع.
- يستلم السلع و يتحقق من جودتها و صحتها ،
و هذا تحت سلطة المسير المالي و المدير.
- يسجل عدد المتناولين للوجبات.
- يسـاهم في إعداد قـائمة الوجبـات.
مفهوم المخزن و
أنواعـه
1- المخـازن
:
هي مـجموعـة من المـحلات توضع
فيها العـتاد و المـواد و الأجـهزة الصغـيرة التي تمثـل المـخـزون و يجب إن تتوفر
هذه المخـازن على جملة من الشروط هي:
- السـياج الواقـي.
- نـوافذ ذات قضبـان.
- أبـواب حديدية أو أبواب غير قابل للتكسير
بسهولـة.
- الرفـوف.
- التهويـة.
- النظـافـة.
- التـرتيب الجيـد و المــلائـم.
الوسـائل المستعملة في تسيير المخـازن
1 - وصل الاستلام
كل تموين مستلم يجب إرفاقه بوصل استلام يحدد فيه نوع
البضاعة ، كميتها و تسعيرة الوحدة و هو بمثابة دليل دخول السلع للمؤسسة ( نموذج مرفق رقم 1 ).
2- بـطـاقة
المخـزون
كل مــادة مكتسـبة تدخـل في
الجـرد الدائم تستـوجب فتح بطـاقـة تسمـى بطاقة المخزون ( Fiche de stock ) و هي تجيب على الأسئلة التاليـة .
- متى دخل الشيء
؟
- مـا نوعـه ؟
- كميتـه.
- المـمـون أو
مصـدر الشيء ؟
- تـاريخ الاقتناء
؟
- كميـة الشيء
المستعـمل ؟
- كميـة الشيء
البـاقي في المخـزون ؟
مع العلم أن كل بطاقة تحقق مـادة واحـدة و تـحتوي على خمسـة أعمـدة و يجب أن تؤشر من طرف رئيس المؤسسة قبل فتحـها.
– العـمـود الأول :تـاريخ الدخول أو الخـروج
يجب أن يكـون هـذا التـاريخ مطـابق لتـاريخ
وصـل الاستلام عند الدخول و
مـطابق لوصل الخـروج عنـد إخراج
السلعـة لاستعمالها.
- العـمـود الثـاني: تسمية أو تعيين الممون
يدرج اسم الممون عنـد الدخـول و اسم
المستعمـل عند الخـروج.
- العـمـود الثـالث: الســعـر
يسجل فيه السعر الوحدوي للكميـات
المستعملة فعلا .
- العـمـود
الرابع: الدخول أو الخروج.
تسجل الكميات التي دخلت أو خرجت فعلا ، وهذا بفعل وصل الخروج ممضي من طرف مسؤول المصلحة. و وصل الاستلام الذي يجب أن يكون مطابق للسلع المستلمة عند الدخول.
- العـمـود الخـامس : المـخزون
و هو البـاقي الحقيقي في المخزون و عليه يجب مراعاة المخزون الاحتياطي حتى لا تحدث الندرة مما يؤثـر على السير الحسن للعملية التربوية.
3- وثيقـة الوصل بين المخزني و الطباخ
هـذه الوثيقة خـاصة بمخزن المـواد الغذائية تسجل بها كل المواد المستلمة و المواد الغذائية
التي تم إخراجها في اليوم.
تؤشر هذه الوثيقة في نهاية السنة من قبل كل من رئيس
المخزن و رئيس المطبخ لتقدم فيما بعد للمصالح الإقتصادية ( المكلف بمصلحة المصاريف
).
و تتضمن ما يلي:
- إطار خاص يسجل
به كل المواد الغذائية المستلمة خلال اليوم و ذلك بتعيين الشيء المقتني و كميته و
سعره.
- إطار خاص بكل المخرجات
اليومية بتحديد التعيين و الكمية و السعر.
- إطار خاص
بتعيين الوجبة الغذائية المقدمة في اليوم من فطور الصباح ، الغذاء، العشاء ، و
لابد أن تكون نوعية الوجبة مطابقة للوجبة المذكورة بقائمة الوجبات الأسبوعية.
- إطار خاص
بتسجيل التعداد المبرمج لتناول وجباتهم خلال اليوم و الذي يحضر من قبل الحراسة.
كما لا ننسى التعداد الخاص
بالطاولة المشتركة. ( أنظر النموذج رقم 3 ).
4- وصـل الخــروج
إن عملية خروج السلع و المواد
يتم عن طريق و صل الخروج ممضي من طرف رئيس المصلحة و مؤشر من طرف المسير المالي ) أنظر
النموذج المرفق( :
مـــلاحــظــة: تجدر
الإشارة هنا أنه لتحقيق تسيير جيد للمخزون يجب تنظيم المخرجات و ذلك بوضع برنامج و
أو رزنمة لإخراج السلع خاصة بكل المصالح المعنية:
- عـمال الخدمـات و المطبـخ.
- موظفي الإدارة و المقتصدية نائب مدير للدراسات
- مصلحة الحراسة .
و ذلك بتقديم الاحتياجات مؤشرة من طرف رئيس المصلحة و هذا بهدف تحقيق السير الحسن للعملية التربوية و التحكم في المخزون و التفرغ لمهام أخرى.
تعليقات
إرسال تعليق