التقرير و عرض الحال في المؤسسات التربوية

المقدمة :

تعبر المراسلات الإدارية بشتى أنواعها من بين الاعمال اليومية في كل المصالح الإدارية وبالأخص المؤسسات التربوية و من أهمها هو عرض الحال و التقرير.

1-     تعريف التقرير :

          هو وثيقة إدارية تحرر وتوقع وترفع دائما من المرؤوس إلى الرئيس قصد إفادته بواقعة معينة متبوعة باقتراحات تستهدف الحصول على موافقة الرئيس المباشر للمرؤوس وهذا من اجل اتخاذ قرارات او إجراءات معينة حول وضعية عاجلة أو آجلة.

      ويتضمن التقرير وصفا أو تحليلا لمجريات مصلحة أو مؤسسة أو عملية من العمليات أو حادثة أو واقعة.

2-     تعريف عرض الحال :  

           هو وثيقة إدارية تسرد وتروي بكيفية مفصلة أو موجزة ما قيل أو ما تم فعله بمناسبة حادث معين أو قد يعرض حالة معينة عن نشاط أو مناقشة دارت خلال اجتماع ما .

           وهو معد لإخبار رئيس إداري ، وقد يقصد منه المحافظة على أثر مكتوب فقط .

3-     أنواع التقرير :

         يتنوع التقرير بحسب المواضيع والمعلومات المراد تبليغها إلى المسؤول الاداري وهي:

         - بيان حالة وضعية مصلحة في فترة زمنية معينة

         - تحليل وضعية من الوضعيات

         - استقصاء معلومات وإحصاءات

         - وصف حادثة أو واقعة وتحليلها واقتراح الحلول المناسبة لها

         - التبليغ عن حادثة طارئة

         - تشخيص وطرح مشكلة

4- أنواع عرض الحال:

         توجد أنواع كثيرة لعرض الحال والأكثر استعمالا منها يمكن حصره فيما يلي :

         - عرض حال عن حادثة

         - عرض حال عن نشاط

         - عرض حال عن اجتماع

5- عناصر التقرير:

       يحتوي التقرير غالبا على العناصر التالية :

      5-1- الدمغة : المعروفة في التحرير الإداري 

      5-2- عنوان الوثيقة : ويدون في وسط أعلى الوثيقة

      5-3- المدخل ( جملة تمهيدية ): يدون فيها الهدف من التقرير الأسباب التي أدت إلى تحريره .

      5-4- نص التقرير( مضمونه ):إذ يجب أن يعالج المضمون بموضوعية وذلك بدراسة كاملة لكل المعطيات وتنظيمها بطريقة تؤدي إلى الوصول للحل المقترح والملائم

      5-5- الخاتمة ( جملة ختامية ): غالبا ما تتضمن تلخيص للحلول التي تبدو أكثر تناسبا لحل المشكل ، يعبر فيها المحرر بوضوح عن رأيه بصفة نهائية .

      5-6- المكان والتاريخ : حرر بـ :.......في :...........................

      5-7- الإمضاء من طرف المحرر

6-  عناصر عرض الحال:

       إذا تعلق الأمر بحادثة فيجب أن يراعى في شكله العناصر التالية :

      1- الدمغة : المعروفة في التحرير الإداري 

      2- عنوان الوثيقة : ويدون في وسط أعلى الوثيقة

      3- جملة تمهيدية : يدون فيها التاريخ والساعة والمكان بالحروف

      4- العرض: ونذكر فيه ظروف وملابسات الحادثة والضحايا والشهود إن وجدوا ، ثم النتائج التي أسفرت عليها الحادثة فالمتابعة

      5- الجملة الختامية : وتتضمن الاستنتاجات العامة . وتجدر الإشارة إلى وجوب معالجة كل نقطة بوضوح ودقة تجنبا للغموض واللبس

      6- تدوين المكان والتاريخ بالأرقام

      7- الإمضاء من طرف المحرر

أما إذا تعلق الأمر باجتماع ،يجب أن يراعى في شكله العناصر التالية :

      1- الدمغة : المعروفة في التحرير الإداري

      2- عنوان الوثيقة : ويدون في وسط أعلى الوثيقة

      3- جملة تمهيدية : وتحرر مباشرة بعد ذكر العنوان وندون فيها تاريخ وساعة ومكان انعقاد الاجتماع ، وكذا اسم وصفة من ترأس الاجتماع وموضوعه ، كما ندون أسماء وصفات الأشخاص الذين حضروا الاجتماع. 

العرض: ينبغي أن يكون عرض الحال مختصرا قدر الإمكان وأن لا يذكر اسم المتدخل إلا التدخلات المفيدة المتعلقة بالموضوع تجنبا لكل ما من شأنه أن يعرقل السير الحسن للمداولات كما يجب أن نبين فيما إذا كان الرأي أو القرار المتخذ بالإجماع أو بالأغلبية

    5- الجملة الختامية : ينتهي عرض الحال -عندما يتعلق باجتماع –دائما بجملة ختامية على النحو التالي :

            ( رفعت الجلسة في تاريخها على الساعة ..... )

    6- تدوين المكان والتاريخ بالأرقام

   7- الإمضاء من طرف المحرر              

7-  الشروط التقنية للتقرير:

       يخضع التقرير للشروط التالية :

      1- التأكد من صحة المعلومات أو الإحصائيات المقدمة

      2- توحي الدقة والوضوح ، وابراز العناصر الأساسية ، وتقديم الدلائل والوسائل لفهمها

      3- تغطية كل مجريات الحادثة ، وإبراز ظروفها وملابساتها والمتسببين فيها

4-     إفادة المسؤول في النهاية بخلاصة تتضمن الرأي الشخصي في الموضوع ، وتقديم الاقتراحات إذا اقتضى الأمر ذلك.

 

الخاتمة :

من بين أنواع التقارير المتداولة في المؤسسات التربوية هي : تقرير المصلحة البيداغوجية-تقرير المصلحة المالية-تقرير الحارس الليلي-التقارير التي ترفع الى الوصاية- تقرير نهاية السنة الدراسية.